Организации активно начинают применять электронные подписи (ЭП, ЭЦП). Это неудивительно, ведь с помощью этого инструмента фирмы могут существенно сократить объем бумажных документов и упростить взаимодействие с партнерами или госорганами. В некоторых ситуациях (например, при подписании контракта по результатам торгов) электронный ключ и вовсе обязателен. Но процесс получения ЭП имеет ряд особенностей, которые надо обязательно учитывать.
Зачем нужна ЭЦП для юр лиц
Электронная подпись – это аналог собственноручной подписи. Она позволяет подтвердить личность подписанта, а также отсутствие изменений в документе. ЭП для организаций применяется в следующих задачах:
- оформление юридически значимых документов в электронном виде и обмен ими с партнерами и/или внутри компании (ЭДО);
- сдача отчетности в госорганы в электронном виде;
- участие в электронных торгах;
- оформление документов для банков.
В некоторых ситуациях для юридических лиц применение ЭП является обязательным. Например, компания с числом сотрудников от 25 не сможет сдавать на бумаге отчеты в ПФР или ФСС. А также без ЭП не получится заключить контракт по результатам торгов.
Цифровая подпись бывает 3 видов, что обязательно нужно учитывать:
- Простая. Применяется только внутри конкретных систем для подтверждения личности пользователя. Юридическую силу она может получить только при наличии соответствующего соглашения между участниками (например, оператором и ООО).
- Неквалифицированная. Она позволяет удостоверить личность подписанта, а также отсутствие изменений в документе. Юр. силу эта подпись получает также на основе соглашения между сторонами документооборота. Не может использоваться в системах, связанных с гостайной.
- Квалифицированная. Равна собственноручной подписи, имеет полную юр. силу без необходимости заключать отдельные соглашения. Применяется при сдаче отчетности, на ЭТП и в большинстве других ситуаций.
Алгоритм получения ЭЦП для юридического лица
Простую ЭП выпускает непосредственно оператор информационной системы. Она обычно предоставляется бесплатно. Неквалифицированные ЭП выпускаются аккредитованными и неаккредитованными удостоверяющими центрами (УЦ). Нередко их можно получить только в конкретных УЦ (например, созданных внутри группы компаний).
Наиболее востребованные квалифицированные ЭП могут сделать только УЦ, аккредитованные Минкомсвязи. Алгоритм получения подписи будет включать в себя 4 шага:
- Выбор УЦ и типа электронной подписи. Необходимо учитывать, где будет применяться ЭП. Например, подпись для торгов на коммерческих ЭТП может стоить немного дороже.
- Подача заявки и предоставление копий документов. Для ускорения процедуры выпуска ЭП большинство УЦ принимает электронные заявки.
- Оплата счета от УЦ. При безналичном платеже деньги зачисляются на счет уполномоченной организации за 1–2 дня.
- Получение ЭП. Ее может забрать владелец или доверенное лицо.
ЭЦП для юридического лица в Москве: цена и сроки
Стандартный срок изготовления ЭП составляет 1–2 рабочих дня. Он начинает отсчитываться только с момента поступления полной оплаты и предоставления всех необходимых документов. В большинстве УЦ можно воспользоваться ускоренной процедурой получения ЭП. Она может пригодиться, если подпись нужна «еще вчера». Но за услугу придется заплатить дополнительно от 1,5 до 3 тыс. рублей.
Стоимость подписи зависит от нескольких факторов:
- Сфера применения. Подписи для сдачи отчетности дешевле, чем для участия в торгах и т. д.
- Срок действия. Стандартно он составляет 12 или 15 месяцев, но иногда выпускаются ЭП и на 3 месяца.
- Необходимость предоставления защищенного носителя от УЦ. Он может уже иметься у пользователя, тогда нет необходимости его покупать.
- Необходимость приобретения лицензии на криптопровайдер. Наиболее популярная программа для работы с ЭП – КриптоПро CSP – распространяется за плату, а ее лицензии бывают бессрочными или годовыми (включенными в ключ).
- Дополнительные услуги и сервисы. Многие УЦ оказывают помощь с аккредитацией на ЭТП, регистрацией в ЕИС и т. д. Все эти услуги предоставляются за отдельную плату.
Обычная годовая ЭП для работы на федеральных ЭТП и сдачи отчетности обходится примерно в 2,5–4,5 тыс. рублей. Подпись для площадок по коммерческим торгам будет дороже – 7,5–10 тыс. рублей. За ключевой носитель придется заплатить 600–900 рублей, а за бессрочную лицензию КриптоПро – еще 2000–2500 рублей.
Где купить ЭЦП для юридических лиц
Москва – город большой, и в нем работает множество удостоверяющих центров. На сайте Минкомсвязи пользователи могут посмотреть информацию обо всех аккредитованных УЦ. Из них можно выбрать подходящий для себя по цене и услугам вариант. Но надо учитывать, что на ресурсе приведен список лишь центральных офисов УЦ. У многих из них есть и дополнительные подразделения в разных районах города. Стоит заранее уточнить этот момент у менеджеров выбранного УЦ.
Для удобства клиентов многие УЦ предлагают также услуги доставки. Они предоставляются за отдельную плату, но позволяют существенно экономить время.
ЭП для юр. лиц становится практически обязательным инструментом для ведения бизнеса. Приобрести ее можно в различных УЦ. Главное – заранее правильно определиться со сферой применения ЭП и ответственно подойти к выбору УЦ, чтобы избежать слишком больших расходов.
