Электронная подпись (ЭП) существенно упрощает жизнь. Она позволяет избавиться от передачи бумажных оригиналов и при этом придать юридическую силу различным документам. Подписать документ ЭП довольно просто. Но новички нередко сталкиваются с вопросами, и им лучше предварительно изучить инструкцию и все особенности этой процедуры.
Какие документы нужно подписывать электронной подписью и что это дает
Электронная подпись – это лишь реквизит электронного документа. Она позволяет определить, кем был создан документ, отсутствие изменений в нем и придать ему юридическую силу. Фактически ЭП – это полноценная замена собственноручной подписи человека или ответственного лица организации.
Подписать с помощью ЭП можно фактически любой файл. Чаще всего с помощью нее подписываются следующие виды документов:
- различные соглашения и приложения к ним;
- приказы, инструкции и т. п.;
- отчетность в различные органы (ФНС, ПРФ и т. п.);
- бухгалтерские документы (накладные, счета-фактуры и т. п.);
- заявления, обращения;
- платежные документы;
- другие документы, используемые при взаимодействии с контрагентами, госорганами или третьими лицами.
Существуют 3 вида ЭП:
- Простая ЭП – придает документу юр. силу только после подписания соответствующего соглашения в бумажном виде. Она не является гарантией отсутствия изменений. Для создания данного вида подписей обычно не используется криптография.
- Усиленная неквалифицированная ЭП – позволяет подтвердить отсутствие изменений и автора документа. Она аналогична собственноручной подписи только после подписания соответствующего дополнительного соглашения в бумажном варианте. Создается такая подпись с использованием криптографических сервисов, но для этого необязательно обращаться в аккредитованный удостоверяющий центр (УЦ).
- Усиленная квалифицированная ЭП – наиболее полноценный аналог собственноручной подписи. Она имеет полную юридическую силу и позволяет подтвердить автора документа и отсутствие изменений в нем. Выдается данный тип подписей только УЦ, прошедшими аккредитацию в Минкомсвязи.
Во многих источниках используется устаревшая аббревиатура ЭЦП для электронных подписей. В настоящее время в законодательстве она уже отсутствует, так как применяется исключительно ЭП.
Как самостоятельно подписать документ электронной подписью
Наиболее часто ЭП пользуются в различных информационных системах (например, для сдачи отчетности). В этом случае документ генерируется непосредственно в сервисе, а перед отправкой к нему прикрепляется штамп ЭП пользователя.
Но существуют ситуации, когда документ нужно подписать вне готовой системы для обмена информацией. Например, это может понадобиться для передачи его по обычной электронной почте. Если между сторонами обмена нет никаких дополнительных соглашений, то для придания полной юридической силы документу потребуется использовать усиленную квалифицированную подпись. Ее можно получить предварительно в одном из многочисленных УЦ.
Что потребуется для подписания электронного документа
Поставить подпись под документом несколько сложнее, чем расписаться на бумажном носителе. Рассмотрим, что потребуется пользователю для этого:
- Файл с полностью готовым документом. Нужно учитывать, что в дальнейшем вносить в него изменения нельзя. Обычно готовят документ в формате xml, pdf, word и т. д.
- Действующая ЭП. Квалифицированную ЭП можно получить в одном из аккредитованных УЦ.
- Средства для работы с ЭП — криптопровайдер. Это программное обеспечение, устанавливаемое на компьютер пользователя, например, КриптоПро.
- Программа для создания ЭП. Она может быть реализована в виде самостоятельного приложения, веб-сервиса или специального плагина, расширяющего возможности уже имеющегося ПО.
Для документов формата Word и Excel
Изначально Microsoft уже включила в программные продукты из своего офисного пакета возможность подписания документов ЭП. Но в РФ она бесполезна, т. к. использовать квалифицированную ЭП в этом случае не выйдет. Необходимо заранее позаботиться об установке специального плагина. Часто для этих целей пользуются КриптоПро Office Signature.
КриптоПро Office Signature – это платный программный продукт. На сайте разработчика бесплатно можно скачать только тестовую версию данной программы.
После установки плагина в Office 2007 для подписания документа надо открыть главное меню и выбрать в нем раздел «Подготовить», а затем пункт «Добавить ЭП (Крипто-Про)».
В Word/Excel более поздних версий нужно перейти к меню «Файл» и во вкладке «Сведения» нажать на кнопку «Добавить ЭП».
Замечание. Иногда при подписании документа в одной версии офисного пакета при проверке в других версиях Word/Excel могут появиться ошибки.
Для документов формата PDF
PDF – популярный формат файлов для документов. Он без проблем открывается на различных устройствах и поддерживает подписание с использованием ЭП. Для этого можно воспользоваться специальным плагином КриптоПро PDF. Он предназначен для работы с программными продуктами и файлами PDF от Adobe Systems.
Для подписания документа необходимо открыть его в программе (например, Adobe Acrobat) и сохранить как PDF-файл с расширенными возможностями.
После сохранения файла в нем откроется возможность добавления ЭП через меню «Подписание». В процессе подписания нужно настроить параметры, выбрать нужный сертификат и т. д. По желанию пользователя может быть добавлена видимая и невидимая ЭП. Обычно используется видимый вариант, чтобы в документе отображался соответствующий штамп.
Установка отдельной программы для создания подписи
В некоторых случаях требуется подписать документ в формате, отличном от PDF или Word/Excel, или даже целый комплект документов, которые предварительно упакованы в архив. В этом случае можно воспользоваться специальными программами. Наиболее распространенная из них – КриптоАРМ.
Для подписания документа с помощью КриптоАРМ нужно выполнить 4 действия:
- Выбрать нужный файл, вызвать контекстное меню и выбрать в нем строку «Подписать».
- Ознакомиться со списком файлов для создания подписи.
- Настроить выходной формат файла подписи и при необходимости параметры сохранения (например, можно сразу создать архив).
- Выбрать желаемый тип подписи (присоединенная или отсоединенная), а также настроить другие необходимые параметры.
- Указать сертификат, который будет использован для подписания.
- Завершить работу с мастером создания подписей.
Веб-сервисы для электронной подписи документов
Если нет желания устанавливать дополнительное ПО на компьютер или это невозможно (из-за необходимости покупки лицензии, по соображениям безопасности и т. п.), то для подписания можно воспользоваться веб-сервисами. Один из самых распространенных онлайн-ресурсов для этих целей – Контур.Крипто. Он доступен владельцем ЭП, выпущенных любыми УЦ.
Для подписания документа через Контур.Крипто надо выполнить 4 шага:
- Загрузить с компьютера файлы, которые планируется подписать.
- Указать сертификат электронной подписи, который должен использоваться при подписании.
- Дождаться, пока сервисом будет создан файл подписи.
- Сохранить пакет из оригинального файла и подписи на ПК или отправить его сразу получателю по электронной почте.
Подписание документов ЭП – несложный процесс даже для неопытного пользователя компьютера. Для этого достаточно просто следовать инструкции и использовать соответствующее ПО. По желанию можно также пользоваться и веб-сервисами.
